Icon RE Oy:n seloste henkilötietojen käsittelystä

Tässä tietosuojaselosteessa käsitellään niitä periaatteita, joiden mukaisesti Icon RE Oy (jatkossa ”Icon”, ”me” tai ”Rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miten niitä käsittelemme ja kuinka rekisteröity henkilö voi käyttää lainsäädännön mukaisia oikeuksiaan.

Rekisterinpitäjä

Icon RE Oy (2716238-4)
Osoite:
Melkonkatu 28D
00210 Helsinki

Yhteyshenkilö

Icon on nimittänyt tietosuojavastaavan, johon saa tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä yhteyden sähköpostiosoitteesta iod.iconre@outsourcing24.pl.

Henkilötietojen käsittely

Icon käsittelee seuraavia henkilötietoja potentiaalisista asiakkaista ja http://www.iconre.pl/en-verkkopalvelussa yhteystietonsa jättäneistä käyttäjistä: e.biuro@iconre.pl

Rekisteröidyn perustiedot: esimerkiksi etu- ja sukunimi, palvelukieli, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toivottu yhteydenottotapa.

Markkinointitiedot: rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, asiakasta kiinnostavat asuntotyypit, -kohteet, -ominaisuudet ja asuntoalueet; kotitalouden koko, asumismuoto; rekisteröidyn omistamien asuntojen lukumäärä sekä muut asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnon kohteet ja tiedot; suoramarkkinointikiellot ja suostumukset.

Asiakashistoria: asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, tuotteiden ja palveluiden sopimus-, tilaus-, osto-, keskeytys- ja peruutustiedot, toimitustiedot, asiakaspalautteet ja reklamaatiot, asiakaspalvelupuhelujen tallenteet; vastaukset asiakas- ja markkinatutkimuksiin; muut yhteydenotot; laskutus-, maksu- ja perintätiedot sekä luottokelpoisuutta koskevat tiedot.

Henkilötunnusta käsitellään vain laissa sallituissa tarkoituksissa, kun rekisteröidyn yksilöiminen on tärkeää, esim. asuntokaupassa ja vuokrauksessa, luotonannossa tai saatavan perimisessä. Suoramarkkinoinnissa potentiaalisille ja entisille asiakkaille käytetään vain perustietoja sekä markkinointitietoja.

Icon kerää henkilötietoja potentiaalisista asiakkaistaan sekä iconre.fi-verkkopalvelussa yhteystietonsa jättäneistä käyttäjistä markkinointitarkoituksia varten. Icon käsittelee henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:
1 Sopimuksen täytäntöön paneminen
Rekisteröidyn tekemien tiedustelujen, tarjouspyyntöjen, uutiskirjeiden, tuotteiden ja palvelujen tilausten ja muiden sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen sopimuksen tekemistä ja dokumentoida sekä toteuttaa sopimusvelvoitteet.
2 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
Icon käsittelee henkilötietoja markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysien toteuttamiseksi. Näin saatuja tietoja käytetään mm. tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen.
3 Rekisteröidyn suostumus

Pyydämme sähköiseen suoramarkkinointiin rekisteröidyn suostumuksen. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Icon kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivujemme käytön yhteydessä, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön, sopimuksen solmimisen tai muun sähköisen asioinnin yhteydessä tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, Postilta, luottotietorekisteristä, suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Sosiaalisen median laajennukset

Facebook. Käytämme verkkosivuillamme Facebookin (Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA) sosiaalisen median laajennuksia. Käyttämämme Facebookin sosiaalisen median laajennuksen tunnistaa tykkää-painikkeesta tai Facebookin logosta. Osoitteesta https://developers.facebook.com/docs/plugins/ saat lisätietoja Facebookin sosiaalisen median laajennuksista.

Kun vierailet verkkosivuillamme, Facebook saattaa saada IP-osoitteesi perusteella tietoja vierailemistasi verkkosivuista. Jos olet vuorovaikutuksessa laajennukseen esimerkiksi napsauttamalla tykkää-painiketta, ollessasi kirjautuneena facebook-tillillesi, Facebook voi liittää vierailusi verkkosivuillemme käyttäjätiliisi. Toimimme rekisterinpitäjinä ainoastaan tietojen siirtämisen osalta, eikä meillä ole tietoja siitä, kuinka Facebook käyttää verkkosivuiltamme keräämäänsä tietoa. Saat lisätietoja tietojen hankkimisen tarkoituksesta ja laajuudesta, tietojen jatkokäsittelystä ja hyödyntämisestä Facebookissa, oikeuksistasi niihin liittyen sekä erilaisista asetusvaihtoehdoista yksityisyytesi suojaamiseksi lukemalla Facebookin tietosuojaselosteet (https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation).

Jos et halua Facebookin yhdistävän sinusta verkkosivujemme avulla keräämiään tietoja Facebook-tiliisi, sinun on kirjauduttava ulos Facebook-tililtäsi ennen vierailuasi verkkosivuillamme. Huomaathan, että vaikka sinulla ei olisi Facebook-tiliä tai vaikka et olisi rekisteröitynyt Facebookiin, saattaa Facebook vastaanottaa tietoja sinusta vieraillessasi verkkosivuillamme.

Instagram. Käytämme verkkosivuillamme myös Instagramin (LLC, 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA) sosiaalisen median laajennuksia. Jos olet kirjautuneena Instagramiin, voit yhdistää vierailusi verkkosivuillamme suoraan Instagram tilillesi painamalla Instagram-logon sisältämää painiketta. Tämän seurauksena Instagram muodostaa selaimesi ja Instagramin palvelimen välille suoran yhteyden. Jos olet vuorovaikutuksessa laajennukseen esimerkiksi napsauttamalla Instagram-painiketta, nämä tiedot lähetetään myös suoraan Instagram-palvelimelle ja tallennetaan sinne.

Jos et halua Instagramin yhdistävän sinusta verkkosivujemme avulla keräämiään tietoja Instagram-tiliisi, sinun on kirjauduttava ulos Instagram-tililtäsi ennen vierailuasi verkkosivuillamme. Huomaathan, että vaikka sinulla ei olisi Instagram-tiliä tai vaikka et olisi rekisteröitynyt Instagramiin, saattaa Instagram vastaanottaa tietoja sinusta vieraillessasi verkkosivuillamme. Saat lisätietoja tästä Instagramin tietosuojaselosteesta (https://instagram.com/about/legal/privacy/).

Google maps. Verkkosivumme käyttää Google Maps palvelua tarjotaksemme sinulle tietoa verkkosivuillamme esittelemiemme paikkojen sijainnista. Google Mapsin toiminnan takaamiseksi tietoja sinusta, mukaan lukien IP-osoitteesi tallennetaan ja siirretään Googlen (Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) palvelimelle USA:han, jossa sitä säilytetään. Käytämme Google Mapsia parantaaksemme verkkosivujemme käytettävyyttä ja tarjotaksemme sijaintitietoja verkkosivuillamme esittelemistä paikoista ja meillä on tästä syystä oikeudellinen peruste siirtää tietoja Googlelle. Lisätietoja Googlen tietosuojasta saat osoitteesta https://policies.google.com/privacy?hl=fi.

Analyyttiset työkalut

Käytämme Googlen (Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) tarjoamaa Google Analytics verkkoanalysointipalvelua. Google Analytics asentaa koneellesi pienen evästeeksi (Cookie) kutsutun tiedoston, jonka avulla saadaan tietoa verkkosivujen käytöstäsi. Evästeiden luomia tietoja verkkosivujen käytöstäsi siirretään Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin, jossa niitä myös säilytetään. Voit estää evästeiden asennuksen säätämällä selaimen ohjelmistoasetukset asianmukaisesti. Tässä tapauksessa on kuitenkin huomautettava, etteivät kaikki verkkosivujen toiminnot saata tällöin olla täysin käytettävissä.

Voit myös estää evästeiden tuottamien tietojen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien tietojen tallentamisen (IP-osoitteesi mukaan lukien) sekä estää Googlea käsittelemästä näitä tietoja lataamalla ja asentamalla selaimen lisäosan (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en).

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun

Rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Icon huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli tietojen siirto on tarpeellista ja tällöin Icon varmistaa, että EU:n komissio on hyväksynyt kohdemaan tietosuojan tason asianmukaiseksi tai sopimalla siirrosta EU:n komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

Henkilötietojen suojaaminen

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa nimettyjen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tietojen säilyttäminen ei ole tarpeellista.

Icon säilyttää markkinointiviestien lähettämiseksi tarvittavia tietoja lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin rekisteröity tilaa uutiskirjettä tai muuta sähköistä suoramarkkinointia.

Iconin sähköisten palveluiden ylläpitämiseksi ja tarjoamiseksi tarvittavia tietoja säilytetään niin pitkään, kuin rekisteröity on rekisteröitynyt kyseisiin palveluihin. Ostohistoriaa ja hintatietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa niin pitkään kuin kunkin kohteen takuuvelvoitteiden tai muiden Iconin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi on tarpeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus. Sinulla on oikeus saada tieto niistä henkilötiedoista, joita Icon on kerännyt ja käsittelee sinua koskien. Pyyntöäsi vastaan toimitamme sinulle kopion tiedoista, joita olemme sinusta keränneet ja käsitelleet.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisua, poistamista tai rajoittamista. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi korjaamista tai poistamista, mikäli tiedot ovat virheellisiä, vanhentuneita tai puutteellisia tai mikäli tietojen käsitelylle ei ole tässä tietosuojaselosteessa määriteltyä käsittelyperustetta. Voit myös vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että odotat Iconilta vastausta tietojen oikaisua tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Sinulla voi olla oikeus vastustaa profilointia ja muita henkilötietojasi koskevia käsittelytoimenpiteitä. Vastustamisen perusteella emme enää käsittele henkilötietojasi, ellei tietojen käsittely perustu Iconin oikeutettuihin etuihin, jotka ovat rekisteröidyn etuja, oikeuksia ja vapauksia merkittävämpiä. Mikäli henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksessa, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä ilman erityisiä perusteita, minkä jälkeen emme enää käsittele tietoja kyseiseen tarkoitukseen.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus ilmoittamalla asiasta Iconille.

Oikeus tietojen siirtoon. Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi ja automaattisesti joko antamasi suostumuksen perusteella tai Iconin kanssa solmimasi sopimuksen perusteella käsiteltävät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja saada nämä tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli Yhtiö ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Valitus tehdään sen maan valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyllä on vakituinen asuinpaikka tai työpaikka, tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle.

Yhteydenotto

Edellä mainitut pyynnöt ja kiellot ja kaikki tähän tietosuojaselosteeseen liittyvät kysymykset voidaan tehdä tietosuojavastaavalle sähköpostitse osoitteeseen iod.iconre@outsourcing24.pl tai postitse osoitteeseen e.biuro@iconre.pl. Meidän tulee tunnistaa sinut, jotta pystymme vastaamaan pyyntöösi. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkistamiseen.